E-Rechnung Vermieter

Die E-Rechnungspflicht für Vermieter (Wie für jeden Unternehmer) gilt dem Grunde nach bereits seit dem 1. Januar 2025 für steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern § 14 Abs. 2 UStG. Für die tatsächliche Verwendung einer E-Rechnung gelten jedoch Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 – verpflichtend wird sie regelmäßig erst ab 2028. Steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 8–29 UStG ist von der Ausstellungspflicht generell ausgenommen.

E-Rechnungen empfangen können müssen dagegen alle inländischen Unternehmer bereits seit 1.1.2025 – auch wer selbst steuerfrei vermietet. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür grundsätzlich.

Bei Immobiliengesellschaften, Objektgesellschaften und Vermietungs-GmbHs mit optierter, umsatzsteuerpflichtiger Vermietung ist die Ausstellungspflicht in der Praxis relevant. Wer ausschließlich steuerfrei vermietet, findet die wichtigsten Punkte im nächsten Abschnitt; für alle darüber hinausgehenden Fragen sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.

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Muss ein Vermieter eine E-Rechnung ausstellen?

Maßgeblich ist, ob der Mietumsatz steuerpflichtig oder steuerfrei ist:

Vermietungssituation	E-Rechnung für Ausgangsrechnung?	Empfang von E-Rechnungen?
Steuerfreie Wohnraumvermietung (§ 4 Nr. 12 UStG)	Nein	Ja, seit 1.1.2025
Steuerpflichtige Gewerbevermietung mit Option nach § 9 UStG	Grundsätzlich ja – Übergangsfristen beachten	Ja, seit 1.1.2025
Kurzfristige Beherbergung / andere kraft Gesetzes steuerpflichtige Vermietung	Grundsätzlich ja – Übergangsfristen beachten	Ja
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)	Keine Verpflichtung; sonstige Rechnung weiterhin zulässig	Ja

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG fallen generell nicht unter die Ausstellungspflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) – das betrifft insbesondere die klassische Wohnraumvermietungeb da hier die Optionsmöglichkeit ausgeschlossen ist.

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Wohnraumvermietung: Keine E-Rechnungspflicht

Vermieten Sie steuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG, müssen Sie für Ihre Mieteinnahmen keine E-Rechnung ausstellen – der Mietvertrag bleibt als Rechnungsgrundlage ausreichend.

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen dennoch: Seit dem 1.1.2025 gilt die Empfangspflicht für jeden inländischen Unternehmer, unabhängig vom eigenen Ausstellungsstatus – etwa für Rechnungen von Handwerkern oder Dienstleistern. Für den bloßen Empfang genügt dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach; ein spezielles E-Rechnungssystem ist dafür nicht zwingend erforderlich. Die GoBD-konforme Aufbewahrung ist davon unabhängig zu betrachten.

Vermietung an Unternehmen: Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Haben Sie zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG) und vermieten an einen anderen Unternehmer, gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich wie bei jedem anderen B2B-Umsatz. Wichtig ist dabei die Unterscheidung:

• Pflicht dem Grunde nach: besteht bereits seit 1.1.2025.
• Pflicht zur tatsächlichen Verwendung einer E-Rechnung: durch die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG faktisch erst ab 2027 bzw. 2028.

Für Immobiliengesellschaften mit optierten Gewerbeobjekten heißt das: Die Mietumsätze unterliegen der Ausstellungspflicht, nur eben zeitlich gestaffelt.

Übergangsfristen 2025 bis 2028

2025 E-Rechnungen müssen empfangen werden können.

2026 Übergangsregelung: Sonstige Rechnungen (Papier, mit Zustimmung auch PDF) bleiben grundsätzlich für alle zulässig.

2027 Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz; das EDI-Verfahren bleibt mit Empfängerzustimmung ebenfalls zulässig.

ab 2028 Die E-Rechnung wird bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend, soweit keine Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 8–29 UStG greift.

Für viele Objektgesellschaften mit überschaubarem Portfolio dürfte die verlängerte Frist bis Ende 2027 relevant sein. Ob die Umsatzgrenze eingehalten wird, hängt von der Struktur ab, bei mehreren Objektgesellschaften lohnt sich ein Blick auf die jeweilige umsatzsteuerliche Unternehmereinheit.

Muss jeden Monat eine neue E-Rechnung an den Mieter geschickt werden?

Das ist die Frage, die in der Praxis am häufigsten für Verunsicherung sorgt, gerade bei mehreren Gewerbemietern mit monatlicher Miete.

Nach der Verwaltungsauffassung des BMF kann bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen für den ersten Leistungszeitraum eine E-Rechnung mit dem Mietvertrag als Anlage ausgestellt werden. Eine erneute E-Rechnung soll dann nur bei Änderung der maßgeblichen Rechnungsangaben erforderlich sein, nicht bei jeder einzelnen Mietzahlung.

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Betriebskostenabrechnung und Nebenkosten

Nebenkostenabrechnungen teilen bei optierten Gewerbemietern regelmäßig das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung und können damit ebenfalls der Ausstellungspflicht unterliegen. Stellplätze und Werbeflächen werden umsatzsteuerlich dagegen oft eigenständig beurteilt und sollten bei der Rechnungsstellung gesondert geprüft werden sofern Sie keine Nebenleistung zur steuerfreien Wohnraumvermietung sind.

Gemischt genutzte Immobilien

Wird ein Gebäude teils steuerfrei (Wohnungen) und teils optiert (Gewerbeeinheiten) vermietet, ist die Ausstellungspflicht mietvertragsbezogen zu beurteilen, nicht pauschal für das gesamte Objekt.

E-Rechnung bei Immobilien-GmbH und Objektgesellschaft

Für Immobilien-GmbHs und Objektgesellschaften mit mehreren optierten Mietverhältnissen empfiehlt sich frühzeitig ein Überblick darüber, welche Verträge überhaupt unter die Ausstellungspflicht fallen und welche Übergangsfrist (2026 oder 2027) im konkreten Fall greift. Das betrifft insbesondere Strukturen mit mehreren Objektgesellschaften unter einem Dach, bei denen die Umsatzgrenze gesellschaftsbezogen zu prüfen ist.

Was Vermieter jetzt tun sollten

1. Portfolio nach steuerfreier und optierter Vermietung trennen.
2. Für optierte Objekte die anwendbare Übergangsfrist anhand des Vorjahresumsatzes bestimmen.
3. Empfang von E-Rechnungen technisch sicherstellen: ein E-Mail-Postfach genügt als Minimum.
4. Bestehende Mietverträge daraufhin prüfen, ob und wann eine erste E-Rechnung mit Vertragsanlage sinnvoll ist.
5. Nebenleistungen (Betriebskosten, Stellplätze, Werbeflächen) separat auf ihre umsatzsteuerliche Einordnung prüfen.

FAQ

Muss ein Vermieter eine E-Rechnung ausstellen? Bei steuerfreier Vermietung grundsätzlich nicht. Bei optierter, steuerpflichtiger Gewerbevermietung besteht die Pflicht dem Grunde nach bereits seit 2025, ihre tatsächliche Verwendung wird jedoch erst ab 2027/2028 verpflichtend.

Muss ein privater Vermieter E-Rechnungen empfangen? Ja. Seit 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von der eigenen Ausstellungspflicht. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür grundsätzlich aus.

Gilt die E-Rechnungspflicht bei Wohnraumvermietung? Bei steuerfreier Wohnraumvermietung besteht keine Ausstellungspflicht; der Mietvertrag bleibt als Rechnungsgrundlage ausreichend.

Gilt sie bei Gewerbevermietung? Bei optierter, umsatzsteuerpflichtiger Gewerbevermietung ja, gestaffelt nach den Übergangsfristen bis spätestens 2028.

Muss jeden Monat eine neue E-Rechnung erstellt werden? Nach Verwaltungsauffassung nicht: Für den ersten Leistungszeitraum genügt eine E-Rechnung mit Mietvertrag als Anlage; eine neue E-Rechnung ist regelmäßig erst bei geänderten Rechnungsangaben erforderlich.

Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein, ein PDF gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Es kann während der Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden, ist aber selbst keine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag wurde nach bestem Wissen und Gewissen verfasst und dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar und ersetzt nicht die individuelle Beurteilung durch einen Steuerberater. Steuerliche Sachverhalte sind stets einzelfallabhängig, abweichende Umstände können zu anderen Ergebnissen führen. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer persönlichen Situation stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.